Maïki s’engage à ce que les traitements de données personnelles effectués dans le cadre de son activité soient conformes au règlement européen n° 2016/679, dit Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) à caractère personnel et à la loi Informatique et Libertés.
La présente charte vise à vous expliquer de quelle manière nous utilisons vos données à caractère personnel et les droits dont vous disposez à cet égard.
Dans le cadre de la règlementation, le responsable de traitement de vos données à caractère personnel est la Société APTIC Solutions ; Maïki étant une marque commerciale de la société.
Cette politique de confidentialité fonctionne en parallèle aux conditions générales d’utilisation du site internet.
Dans un souci de clarté, Maïki met à disposition une version simplifiée de notre politique de confidentialité. Celle-ci est complétée par une annexe constituée d’un tableau détaillant le traitement apporté aux données à caractère personnel.
Le cœur de métier de Maïki est d’apporter du conseil en recrutement. Ainsi, le traitement apporté aux données personnelles aura pour objectif principal d’apporter une qualité de conseil en recrutement importante, où la confiance et la confidentialité permettra à chacun, d’atteindre son objectif.
Les données à caractère personnel peuvent en fonction de la finalité du traitement être : collectées, utilisées, enregistrées, consultées, transmises, effacées et ou détruites.
Notre site internet est accessible à l’adresse : https://www.maiki.fr/ (ci-après le « Site »). Par son intermédiaire, nous sommes amenés à collecter des données d’identification (en particulier nom et prénoms, adresse e-mail, numéro de téléphone et éventuellement des informations professionnelles) lorsque vous remplissez le formulaire de contact, ainsi que des données relatives à votre navigation sur le Site.
La finalité du traitement peut être la gestion d’une demande, d’une réclamation ou d’un dysfonctionnement lors de votre visite du Site. Elle peut également être la transmission d’information ultérieure.
La base légale de traitement est notre intérêt légitime lors de la gestion d’un dysfonctionnement du Site ou votre consentement pour les autres sujets ( article 6.1 a et f du RGPD).
Pour mener à bien nos missions de conseil, nous sommes amenés à collecter des données à caractère personnel de nos contacts, de nos clients ou fournisseurs. Les données d’identification peuvent notamment être : nom, prénom, coordonnées professionnelles, fonction et nom de l’employeur / Entreprise mais également des données d’ordre économique et financière.
La finalité du traitement de ces données d’identification sont :
La base légale de traitement est dans ces cas notre intérêt légitime, l’exécution d’un contrat, le respect d’une obligation légale à laquelle Aptic est soumis, ou bien un consentement ( article 6.1 a, b, c et f du RGPD).
De la même manière, Maïki collecte des informations à caractère personnel sur nos candidats, notamment : Nom, Prénom, date et lieu de naissance, nationalité, civilité, numéro et date de validité d’un titre de séjour valant autorisation de travail, situation et ambition professionnelle et cv, formation…ou toutes autres informations communiquées spontanément au Cabinet par le candidat.
Cette collecte d’informations se réalise directement auprès d’un candidat lors de sa candidature ou par le biais d’un tiers ( jobboards professionnels par exemple).
La finalité de ce recueil est d’analyser la compatibilité d’un profil à une offre d’emploi à pourvoir et gérer le processus de recrutement. Ainsi les données peuvent être collectées, utilisées, enregistrées, consultées, transmises, effacées et ou détruites.
La base légale de traitement est dans ces cas notre intérêt légitime, l’exécution d’un contrat, le respect d’une obligation légale à laquelle Maïki est soumis, ou bien un consentement ( article 6.1 a, b, et f du RGPD).
Enfin, lorsqu’un candidat est recruté en interne au sein de notre cabinet, nous sommes amenés à recueillir des données à caractère personnel supplémentaires, notamment extrait de casier judiciaire, coordonnées bancaires, contact en cas d’urgence et lien de parenté…
Ceci est réalisé afin de contractualiser l’engagement de travail et gérer le candidat qui devient salarié.
La base légale des traitements sur les données personnelles est notre intérêt légitime, l’exécution d’un contrat, le respect d’une obligation légale à laquelle Maïki est soumis mais également dans le cadre de la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernées ( article 6.1 a, b c, d et f du RGPD).
Dans une démarche de simplification, nous n’avons pas noté ci-dessus toutes les données personnelles collectées. Aussi, pour bénéficier d’une information exhaustive sur les différents traitements de données personnelles réalisés ainsi que le détail des informations personnelles recueillies, nous vous invitons à consulter l’annexe à la présente politique.
De manière raisonnable, nous pourrons être amenés à utiliser vos données pour une autre finalité dans la mesure où celle-ci est compatible avec la finalité initiale. Par exemple : vous informer de l’évolution du marché.
Si nous avons besoin d’utiliser vos Données Personnelles à des fins non connexes, la base légale nous permettant de le faire vous sera communiquée.
Il est à noter que lorsque cela est exigé ou permis par la loi, nous pouvons être amenés à apporter un traitement à vos données personnelles sans vous en informer et sans votre consentement, conformément aux dispositions ci-dessus.
La conservation de vos données personnelles se limite strictement à la réalisation des finalités décrites ci-dessus et annexe. Ainsi, tant que la finalité de la collecte de vos données n’a pas été atteinte, nous conservons les données à caractère personnel.
Vos données personnelles sont supprimées à l’expiration de ces durées de conservation. Néanmoins ces données pourront être conservées au-delà en archives à accès restreint, à des fins probatoires en cas de litige ou à des fins justificatives auprès d’organismes extérieurs ou d’autorités administratives conformément à la loi et aux délais de prescription qui nous en obligeraient.
Par exemple, dans le cadre d’une relation commerciale, nous sommes tenus par la loi et les règlementations de conserver certains renseignements sur nos partenaires indépendants, clients et ou fournisseurs (y compris les contrats, les preuves d’identité, données financières et transactionnelles) pour une période pouvant aller jusqu’à 10 ans à l’issu du contrat, notamment à des fins fiscales.
Nous pouvons être amenés à anonymiser vos Données Personnelles. Ce procédé consiste à rendre impossible, en pratique, toute identification de la personne par quelque moyen que ce soit et de manière irréversible. Cette anonymisation a pour objet la création de statistiques.
Conformément aux dispositions règlementaires, nous pouvons utiliser ces données anonymes sans vous en informer.
Vos données personnelles sont uniquement destinées à nos services internes ayant strictement besoin d’y avoir accès (salariés, stagiaires et éventuellement des consultants externes dans la limite d’un projet) pour les seules finalités susmentionnées. Maiki fait parti d’un groupe composé des sociétés suivantes : Aptic Conseil, Aptic Transition, Aptic Contracting et Aptic Responsable. Ce groupe partage les mêmes services et outils.
Nous ne transférons aucune donnée personnelle en dehors de l’Espace Economique Européen, sauf si le traitement de votre dossier l’exige. Maïki vous en informera préalablement et prendra toutes les mesures nécessaires afin de s’assurer que le transfert et le traitement de vos données personnelles hors de l’Espace Economique Européen présentent toutes les garanties adéquates.
Lorsque cela serait nécessaire ou appropriée, vos Données Personnelles pourront être communiquées à des tiers (qui ne sont pas membres du groupe Aptic) dans les cas de figure visés ci-dessous :
En fonction de la nature de la prestation de services et de sa nécessité, nous imposerons à nos fournisseurs et sous-traitants à travers les contrats qui nous lient à ces derniers, des obligations de sécurité, de confidentialité et toutes autres obligations nécessaires.
Vos Données Personnelles ne seront traitées par eux que si cela est conforme à la loi et à nos instructions. En aucun cas, vos Données Personnelles ne seront traitées pour leurs finalités propres. A l’issu du contrat commercial, nous nous assurerons que vos Données Personnelles nous soient retournées en toute sécurité ou bien détruites (ou anonymisées afin que vous ne puissiez plus être identifié).
Certains de ces tiers sont également responsables du traitement de vos Données Personnelles pour leurs propres finalités (autorités fiscales). Il est possible que nous ne puissions pas imposer des obligations ou des restrictions vis-à-vis de tels responsables pour ce qui est de la manière dont ils traitent vos Données Personnelles.
Conformément aux règlements applicables, nous avons mis en place des process des sécurité physiques, techniques et organisationnelles afin de garantir la sécurité de vos données de tout accès interdit, intrusion, dégradation ou destruction.
Ces mesures incluent la mise en place de technologies spécifiques conçues pour protéger votre vie privée, comme des serveurs sécurisés, la sauvegarde des données personnelles au sein d’un système redondé, des pare-feu et le cryptage SSL ou encore l’accès sécurisé par login et mot de passe, une politique de fréquence de renouvellement de mot de passe exigeant et complexe.
Chaque personne ayant accès à vos données est soumise à une stricte obligation de confidentialité et est dûment autorisée.
Tout prestataire ayant accès à vos données met en œuvre des mesures de sécurité au moins équivalentes à celles mises en place par nos soins.
Conformément à la Réglementation Applicable et sous réserve des éventuelles limites applicables, vous disposez sur vos données personnelles des droits détaillés ci-dessous.
Vous disposez du droit d’obtenir des informations claires, transparentes, compréhensibles et aisément accessibles sur la manière dont le Cabinet traite vos données personnelles et sur les droits dont vous disposez à l’égard de vos données.
Le droit d’accès vous permet d’obtenir la confirmation que des données personnelles vous concernant sont traitées, d’y accéder et d’en obtenir une copie le cas échéant.
Dans le cas où les données personnelles vous concernant traitées par le Cabinet seraient incomplètes, obsolètes ou non conformes, vous disposez alors du droit d’en demander la rectification.
Enfin, sous réserve des exceptions prévues par la Réglementation Applicable, vous disposez du droit de demander à tout moment l’effacement des données personnelles vous concernant et ce, notamment (sans que cette liste soit limitative) :
Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles notamment dans les cas suivants :
Par ailleurs, si vous ne souhaitez pas nous traitions vos données personnelles, sans toutefois exiger que celles-ci soient intégralement effacées, vous disposez du droit de demander la limitation du traitement de ces données.
Vous pouvez à tout moment vous opposer à notre traitement de vos données personnelles pour des raisons légitimes tenant à votre situation particulière.
Nous pouvons toutefois refuser de faire droit à votre opposition notamment lorsque le traitement est justifié par des motifs légitimes et impérieux, imposé par une obligation légale ou nécessaire à la constatation, l’exercice ou à la défense d’un droit en justice.
L’exercice du droit d’opposition ne vaut que pour l’avenir et ne remet pas en cause la licéité de notre traitement effectué préalablement.
Vous disposez du droit de décider du sort de vos données personnelles après votre décès, par la communication de directives que le Cabinet s’engage à respecter. Ces directives sont susceptibles de porter notamment sur l’effacement et la conservation de ces données personnelles, par le biais de la désignation d’un tiers de confiance chargé de veiller à leur bonne exécution.
Si malgré toute les mesures de protection de la vie privée et des données personnelles vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés, vous avez le droit de contester nos pratiques auprès de toute autorité de contrôle compétente et en particulier auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.
Si vous souhaitez que nous modifions ou retirer tout ou partie de vos données à caractère personnelle, il suffit de contacter le salarié du groupe Aptic avec lequel vous avez eu un échange.
Vous pouvez également contacter notre délégué à la protection des données afin d’exercer quelconques des droits mentionnées ci-dessus :
Nous pouvons être amenés à modifier cette politique pour des raisons légales, règlementaires ou en cas de modification des finalités ci-énoncées.
Lorsque cela est nécessaire, nous vous informerons des modifications ou changements significatifs apportés à la présente politique de confidentialité.
Dans le cas de changements non significatif, la date de dernière mise à jour sera modifié à la présente politique de confidentialité
En tout état de cause, nous vous remercions de bien vouloir consulter périodiquement cette politique.
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