Comment faire une fiche de poste ? Mode d’emploi

La fiche de poste est un outil central dans la gestion des ressources humaines de votre entreprise. Elle permet de réaliser un état des lieux des missions qui sont attachées à un poste à l'instant T et les compétences attendues pour le tenir selon le contexte dans lequel il s'inscrit (une création ou une continuité de l'organisation qui est déjà en place). Cette fiche de poste n'est pas figée dans le temps, elle peut évoluer. C'est au manager de la rédiger, en lien avec son interlocuteur en ressources humaines. Mais il est possible d'impliquer la personne qui occupe le poste afin d'être le plus précis avec la réalité. La rédaction de la fiche de poste intervient en amont d'un processus de recrutement dans l'entreprise car elle dessine les contours d'un poste. Elle peut aussi être rédigée lors d'un changement d'organisation, être modifiée ou mise à jour. Comment faire une fiche de poste ? Découvrez notre mode d’emploi ainsi qu’un modèle gratuit à personnaliser.

Qu’est-ce qui doit figurer dans une bonne fiche de poste ?

La fiche de poste doit contenir des rubriques indispensables, dont le nombre peut varier d’une entreprise à une autre. Nous vous présentons ci-dessous celles qui sont essentielles pour un bon recrutement. 

• L'intitulé du poste : nommer précisément le poste pour identifier sa catégorie, son activité ou pour renvoyer à une branche d'activité ou un groupe de travail est indispensable. 
• L'historique du poste : identifier si le poste existe depuis longtemps, si c'est une création ou une transformation, donne une indication sur les compétences ainsi que l'expérience à avoir pour y prétendre. On fera référence à l'expérience attendue du candidat par exemple.
• L'objectif du poste : préciser les enjeux dans lesquels le poste s’inscrit. Par exemple, un contexte économique ou social spécifique ou une activité en forte croissance. 
• Le statut du salarié : Etam, cadre… Il donne l'information sur le positionnement du collaborateur. Et donc sur la période d'essai en CDI ou la période d’essai en CDD, la rémunération, les responsabilités et les attentes du manager.
• La position dans l'organigramme : cette donnée permet de visualiser la place du poste, son responsable, l'équipe autour, les interlocuteurs du même groupe de travail ou des autres pôles par exemple. Il est important pour un candidat autant qu'un salarié de pouvoir se situer dans sa sphère professionnelle. 
• Les conditions de travail : le lieu de travail, les conditions, le rythme, les horaires, les interactions nécessaires…
• Les missions et les responsabilités : la description des missions et de la charge qui incombe au salarié se fait ici, ainsi que le niveau de responsabilité attendu.
• Le profil du candidat recherché : les compétences techniques (hard skills) autant que les compétences comportementales (soft skills) ont leur importance dans la fiche de poste. Tout comme l'expérience professionnelle et le niveau de diplôme attendu pour déterminer l'adéquation potentielle avec le candidat. 

Notre conseil : la réalisation d'un encadré graphique sur vos écrits, en lien avec la charte graphique, est un plus pour la partie visuel et identitaire de votre entreprise.

Quelles sont les étapes indispensables pour établir une bonne fiche de poste ?

Pour obtenir une fiche de poste précise et complète, plusieurs étapes sont nécessaire :

1. Définir l’objectif de la fiche de poste : déterminer la stratégie à adopter quant à la Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences (GPEC) de votre entreprise et donc quelle utilisation de cet outil vous souhaitez faire.
2. Définir le contenu des fiches de poste : spécifier les rubriques, les besoins en termes d'informations pour une lecture et une utilisation efficace de la fiche de poste par les RH pour le poste concerné.  
3. Définir leur format : tant visuellement (la forme) que dans le contenu (le fond). Proposez toujours un modèle homogène qui facilite la lecture et l'appropriation du contenu par ses lecteurs. 
4. Identifier les postes concernés : dresser une liste des postes à recenser en collaboration avec les managers des différentes activités de votre entreprise et le service RH. 
5. Énumérer les missions : détailler les activités quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles, trimestrielles, annuelles effectuées. Selon certains temps forts de l'année, les missions peuvent évoluer. Tout cela est à préciser.
6. Fixer les critères de réussite : identifier les compétences requises pour accomplir efficacement les missions du poste et poser un niveau d'atteinte de ces critères pour permettre de compléter les entretiens d'évaluation qui jalonnent le parcours du collaborateur à la suite de la prise de poste. In fine, ce travail permet à la personne de savoir sur quoi elle sera évaluée de manière transparente.
7. Valider les fiches de poste : il est important de valider le contenu des écrits avec les managers des activités et les RH. Mais aussi avec les salariés en poste, s'ils ont participé à l'élaboration de celles-ci.
8. Diffuser et promouvoir les fiches de poste : communiquer les documents rédigés est une étape clef afin que chaque personne concernée y voit clair dans les attentes de son employeur. Mais aussi pour que ce dernier s'appuie sur ce document de référence pour cadrer les attentes sur le poste.
9. Assurer la mise à jour des fiches de poste : une mise à jour régulière est fondamentale pour que votre écrit conserve tous ses effets. La fiche de poste doit toujours refléter la réalité du poste concerné. 

Comment rédiger une fiche de poste ? Les éléments de forme

Aussi libre sur le fond que sur la forme, votre fiche de poste doit être organisée, aérée et chartée pour être utilisée par le plus grand nombre.

Voici quelques conseils : 

• Choisissez votre support préféré. Cependant, il est conseillé d'utiliser le même pour toutes vos fiches de postes dans un souci de lisibilité, de cohérence et de transversalité. 
• Favorisez toujours les phrases courtes et claires ainsi qu'une présentation en bullet point. 
• Des outils peuvent vous aider dans la rédaction de celles-ci. Par exemple, un ATS, des logiciels spécifiques comme Optimiso Suite ou WikiCréa.
• Privilégiez les verbes d'action pour définir une mission.

Bon à savoir : il n’existe pas de modèle figé. À vous de faire évoluer votre document selon les us et coutumes de votre entreprise.

Quels sont les dangers de la fiche de poste rédigée ?

La fiche de poste est un support et une aide à la description pour énumérer des missions et donner le contexte d'un poste ainsi que la direction attendue. 

La fiche de poste n'est, et ne doit pas, être exhaustive. Sinon, elle vous enferme dans un cadre strict sans laisser la possibilité d'évoluer avec le temps et être en phase avec le poste. Le risque étant également de brider le salarié dans ses potentielles prises d'initiatives qui pourraient être bénéfiques pour le projet, le service ou même l'entreprise. 

De plus, une fiche de poste très détaillée risquerait de vous conduire à chercher un profil qui serait finalement idéalisé, le fameux mouton à 5 pattes, ce qui n'existe pas ! Pour trouver le bon match, c'est un ensemble de compromis entre les soft skills et les hard skills qui n'est pas écrit d'avance…

Modèle gratuit de fiche de poste pour mieux recruter vos talents

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Rédaction de fiches de poste, ce qu’il faut retenir

La rédaction de fiches de postes claires assure une communication fluide au sein de votre entreprise ; mais également, des évaluations de collaborateurs objectives et une gestion efficace des ressources humaines.

C'est la clef pour une bonne application de la politique de GPEC.

Les fiches de postes sont un outil primordial en RH. Elles permettent d'établir une cartographie des compétences, et ainsi évoquer la mobilité transversale pour fidéliser les salariés au sein de l'entreprise et leur donner des perspectives tout en développant leurs compétences.

Ici commence la fidélisation de vos salariés. Le développement de leurs compétences contribuera au développement de votre entreprise, tout en faisant rayonner votre marque employeur. En somme, un cercle vertueux ! 

Notre exemple de fiche de poste vous permet d’uniformiser vos documents. N’hésitez pas à vous l’approprier.