Qu'est-ce qu'un onboarding ?

Définir et comprendre ce qu’est un onboarding est fondamental pour les employeurs. Les enjeux de l’intégration et de la sécurisation des talents dans l'entreprise sont tels, qu’un service dédié est chargé d’élaborer un plan pour accompagner les premiers pas dans l’entreprise de ses jeunes recrues. Quelle est la définition de l’onboarding ? Pourquoi ce processus est-il si important ? Sur quelle période doit-il être mis en place ? Toutes nos réponses dans cet article. En bonus, Jennifer Troude, notre responsable RH chez Aptic, nous explique les enjeux concrets de l’onboarding pour les entreprises.

Qui est concerné par l’onboarding ?

Les premiers concernés par l’onboarding sont les nouveaux collaborateurs de l’entreprise.

Mais il peut aussi être envisagé qu’il concerne les salariés déjà en place dans l’entreprise, par exemple lors d’un changement de poste ou d’une promotion.

Les fausses idées liées à l’onboarding

Pour réussir un onboarding et sécuriser un poste, il est fondamental de mettre en place une vraie stratégie d’intégration. 

L’onboarding est un ensemble de moments de clés, il ne se résume pas uniquement à :

• L’annonce d’une embauche par téléphone puis plus rien jusqu’au jour de la signature du contrat de travail.
• La prise d’un café d'accueil le jour J.
• L’organisation d’un déjeuner d’équipe le même jour.
• Le descriptif des missions attendues sur le poste pourvu.
• La présentation de l’équipe.

Onboarder, c’est donc préparer un programme sur plusieurs semaines pour accompagner les premiers pas du nouveau talent dans l’entreprise.

Quelles informations doivent être communiquées au salarié pendant l’onboarding ?

Onboarder un salarié, c’est lui donner les repères nécessaires pour évoluer du mieux possible dans l’entreprise et s’y sentir bien.

De nombreuses informations doivent lui être communiquées pour qu’il possède toutes les cartes en main pour bien s’intégrer dans la société :

• La culture d’entreprise : c’est en quelque sorte l’ADN de l’entreprise. Elle regroupe ses valeurs, son histoire, ses objectifs et ses règles internes de fonctionnement.
• Les valeurs de l’entreprise : ce sont les grands principes humains, moraux ou sociétaux défendus par l’entreprise.
• Sa vision à plus ou moins long terme.
• Le type de management mis en place.
• Les dates clés et moments forts dans l’entreprise.

Au-delà de l’intégration dans l’entreprise, l’onboarding doit aussi permettre d’intégrer le collaborateur sur son poste. Pour cela, il est nécessaire de lui transmettre les informations clés comme une fiche de poste et des objectifs clairs. Mais aussi de le former sur tous les outils qu’il doit utiliser.

Quelles sont les étapes de l’onboarding ?

L'onboarding recouvre plusieurs étapes clés du parcours d’embauche. Généralement, il s’étend de l’annonce de l’embauche par le recruteur et s’éteint à l’issue de la période d’essai (au maximum, 2 mois pour les employés ou ouvriers, 3 mois pour les agents de maîtrise et les techniciens, 4 mois pour les cadres. Chaque période d’essai pouvant être renouvelée une fois).

Voici quelques moments clés de l’onboarding : 

1. L’appel ou l’entretien de proposition d’embauche. C’est la première étape de l’onboarding. 
2. Le délai entre l’annonce du recrutement et le 1^er jour de travail. 
   1. S’il se passe plusieurs jours, semaines ou mois avant que le salarié n’intègre l’entreprise, profitez de ce temps pour faire connaissance. 
   2. Vous pouvez préparer l’arrivée administrative (badge d’entrée) et commander le matériel nécessaire (ordinateur, écran, souris, codes d’accès…). 
   3. L’envoi d’un livret d’accueil permet aussi de donner plein d’informations utiles sur l’entreprise avant le jour J. 
   4. La réception d’un welcome pack au domicile œuvre en faveur de l’expérience collaborateur.
3. Le 1^er jour de travail, c’est-à-dire l’accueil dans les locaux.
4. Le délai entre le 1^er jour de travail et la fin de la période d’essai. Il est rythmé par différents événements prévus au plan d’intégration.
5. L’annonce de la confirmation de la période d’essai. Il clôt l’onboarding.

Chaque temps fort de l’intégration doit faire l’objet d’une attention particulière.

Quelle est la forme de l’onboarding ?

En matière d’onboarding, il n’existe pas de forme prérequise. Une grande liberté est donnée au service RH pour préparer un plan d’intégration qui colle le mieux possible aux méthodes de l’entreprise.

L’onboarding peut alors prendre la forme :

• D’entretiens formels ou informels.
• De cafés, déjeuners, goûters, after work.
• De team building.
• De formations, de conférences…
• D’un livret d’accueil écrit.
• D’un rapport d’étonnement écrit.
• D’un welcome pack…
  
  

Pourquoi l’onboarding est-il important ?

Si un service dédié, les RH, s’occupe d’organiser l’onboarding des nouveaux collaborateurs, c’est que l’enjeu qui se cache derrière est grand. 

Le principal objectif poursuivi par l’onboarding est la fidélisation de ses salariés Parce qu’un collaborateur qui se sent bien dès ses premiers pas dans l’entreprise est un collaborateur qui ne risque pas de la quitter tout de suite. 

Un salarié bien intégré dans l’entreprise produit des effets bénéfiques en cascade pour l’employeur :

• Une réduction du turnover dans l’entreprise. Un salarié professionnellement épanoui reste plus longtemps dans l’entreprise. Il ne risque pas de rompre sa période d’essai ou de démissionner la première année.
• Une réduction des coûts de recrutement.
• Une marque employeur plus forte. Le collaborateur, ambassadeur naturel de l’entreprise, véhicule une image de marque positive. 
• Une meilleure productivité.
• Une expérience collaborateur réussie.
• Un meilleur engagement des nouveaux entrants.

La sécurisation des postes est un enjeu crucial dans une période de guerre des talents et de difficultés d’embauche. 

Témoignage : les enjeux concrets de l’onboarding pour les entreprises

Jennifer Troude, Responsable RH chez Aptic Groupe, nous livre sa vision de l’onboarding.

1/ Pourquoi l'onboarding RH est-il si important pour les entreprises ?

Jennifer Troude : « L’onboarding représente un fort enjeu pour les entreprises car il contribue favorablement à plusieurs sujets stratégiques :

• Une meilleure expérience collaborateur.
• Une productivité améliorée.
• Une amplification du sentiment d’appartenance.
• La création plus rapide d’un réseau interne.
• Une validation de la période d’essai facilitée pour la nouvelle recrue.
• Une appropriation de la culture d’entreprise simplifiée.
• Le récupération de feedback pour veiller au bien-être des collaborateurs.
• Le rayonnement de la réputation de l’entreprise (interne/externe).
• Un budget recrutement optimisé, une période d’essai non validée coûte cher à l’employeur.
• Un chiffre d’affaires boosté avec des salariés plus productifs ».

2/ Quelles sont les conséquences d'un onboarding raté ?

Jennifer Troude : « Les conséquences d’un mauvais onboarding, ou d’une absence d’intégration, peuvent être nombreuses et néfastes pour l’entreprise. Par exemple, elles peuvent :

• Désengager le collaborateur.
• Générer un sentiment de manque de considération/intérêt.
• Contribuer à la rupture de la période d’essai.
• Désorganiser l’entreprise.
• Entraîner de nouvelle(s) démission(s) par effet de cascade.
• Contribuer à une mauvaise ambiance et générer des tensions dans l’équipe.
• Nuire à la réputation de l’entreprise.
• Engendrer des difficultés à recruter.
• Coûter cher à l’organisation ».

3/ Peut-on onboarder à distance (onboarding digital).

Jennifer Troude : « Bien sûr. J’irai même plus loin, l’onboarding digital est de plus en plus courant. Les entreprises doivent s’y préparer, si ça n’est pas déjà fait, et tester plusieurs modèles pour trouver celui qui est le plus efficace ».

Conclusion

L’onboarding n’est ni défini ni imposé par la loi. Il n’en demeure pas moins qu’onboarder une nouvelle recrue ne s’improvise pas. L’intégration est le fruit d’un véritable plan élaboré par le service des ressources humaines. Les enjeux sont fondamentaux pour l’entreprise. À la clé d’un onboarding réussi, la fidélisation du salarié. Mais aussi, une meilleure productivité des équipes, une marque employeur valorisée et une réduction des coûts liés au recrutement. L’onboarding est un processus gagnant - gagnant pour le salarié et la société.