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Paru le 04/12/2023
Vous faites face à un surcroît d’activité dans votre entreprise ou vous avez eu de nombreux départs de salariés ? Vous avez probablement besoin de renforts pour étoffer votre équipe et assurer le bon fonctionnement de votre organisation. Vous ne passerez pas à côté d’une procédure d’embauche. Pour être réussi, un recrutement se prépare minutieusement. Les étapes indispensables et incontournables sont au nombre de 7. Quelles sont-elles ? Comment bien mener une procédure d’embauche ? Découvrez nos réponses.
1. Préparer avec soin la procédure d’embauche
Une procédure d’embauche ne peut pas être initiée sans une bonne préparation pour être couronnée de succès.
Identifier le besoin en recrutement dans l’entreprise
En tant qu’employeur, vous devez commencer par définir les caractéristiques du poste à pourvoir.
Pour dessiner ses contours, vous devez vous poser les questions suivantes :
- L’emploi correspond-il à un besoin permanent ou provisoire ?
- Un temps plein est-il nécessaire ? Un temps partiel peut-il suffire ?
- Quelles sont les compétences requises pour exceller sur cet emploi (soft skills et hard skills) ?
- Quel niveau de qualification répond-il au besoin ?
Définir le profil du candidat idéal à recruter
Pour que la procédure d’embauche aboutisse sur un salarié qualifié et motivé, il est primordial de réfléchir au profil idéal.
La définition du candidat type peut comprendre :
- La formation requise.
- Les qualifications nécessaires.
- L’expérience attendue.
- Le ou les diplômes nécessaires.
- Les qualités personnelles.
- La maîtrise de certains logiciels.
- La maîtrise de langues étrangères.
À l’issue de cette première étape, vous aurez esquissé le portrait-robot du salarié idéal, mais aussi les contours du poste. Voire même parfois établi une fiche de poste.
2. Lancer officiellement la procédure de recrutement
Après vous être penché sur le poste à pourvoir et sur le salarié idéal à recruter, vous êtes prêt à officialiser votre procédure de recrutement.
Préparer une annonce d’embauche attractive
Une bonne annonce d’emploi doit donner envie d’être lue en entier. Puis, elle doit déclencher une seconde envie : intégrer les effectifs. In fine, elle doit aboutir à l’envoi d’une candidature.
2 éléments de l’offre d’emploi doivent être peaufinés avec le plus grand soin :
- La description de l’employeur. Il s’agit de présenter le type d’entreprise qui recrute, mais également de mettre en avant les points forts, la culture d’entreprise, les valeurs défendues, l’implantation.
- La description du poste à pourvoir : elle comprend le type de contrat, le lieu de travail, les horaires de travail, les missions et les responsabilités confiées au salarié, le salaire de base et les avantages associés.
À noter : il sera également important d’être précis sur la description du profil recherché afin de limiter les candidatures qui ne correspondent pas à votre besoin.
Rédiger une offre d’embauche conforme au exigences légales
La loi fixe un certain nombre de règles qu’il s’agit de respecter sous peine de sanctions lors de vos procédures d’embauche.
L’offre d’emploi doit être rédigée en français (article L5331-4 du Code du travail).
Elle ne doit pas comporter d’informations fausses ou susceptibles d’induire en erreur (article L5331-3 du Code du travail).
Elle ne doit pas comporter de limite d’âge supérieure des candidats à l’embauche (article L5331-2 du Code du travail).
Elle ne doit comporter aucune référence à un critère discriminatoire (article L1132-1 du Code du travail).
À condition de respecter ces exigences, l’employeur a toute liberté dans la rédaction de son offre et il est conseillé de détailler celle-ci avec précision afin d’éviter une erreur de recrutement.
Voici une liste des mentions non exhaustives que nous vous conseillons d’insérer dans votre offre :
- L’intitulé du poste et les principales missions et tâches confiées.
- La date d’embauche souhaitée.
- Le type de contrat proposé (CDI, CDD, temps plein, temps partiel, etc.).
- Le lieu de travail.
- La rémunération ou fourchette de rémunération.
- Les avantages sociaux.
- Les compétences, qualifications et expériences requises.
- Les qualités personnelles attendues.
- Si votre entreprise propose du télétravail et à quelle fréquence.
Bon à savoir : l’article L1242-17 du Code du travail impose à l’employeur d’informer tous les les titulaires d’un CDD, ou les intérimaires, de plus de 6 mois en ayant fait la demande des postes vacants en CDI à pourvoir. Autrement dit, il existe en droit français une obligation pour l’entreprise d’informer en priorité les salariés en CDD ou en intérim justifiant d’une ancienneté d’au moins 6 mois et qui se sont manifestés des opportunités d’embauche en CDI.
3. Diffuser largement l’annonce d’emploi pour lui offrir la plus grande visibilité possible
Plusieurs canaux de diffusion doivent être exploités pour donner la plus grande visibilité possible à votre offre et vous donner les meilleures chances de trouver le bon candidat.
Voici quelques exemples de canaux que vous pouvez utiliser :
- Le site web de l’entreprise, dans un onglet Carrière ou Nous rejoindre.
- La page de l’entreprise sur les réseaux sociaux professionnels ou pas, tels que Meta (Facebook), X (Twitter), LinkedIn.
- Les sites d’emploi en ligne, généralistes ou spécialisés.
- Le site de Pôle emploi. L’employeur peut se faire aider par un conseiller, voire consulter les profils sans attendre que les potentiels intéressés postulent.
- Les revues ou journaux spécialisés.
Il est également possible de confier votre annonce à un cabinet de recrutement. Cette option est particulièrement à étudier si vous manquez de temps ou si vous n’avez pas les compétences en interne pour suivre une procédure de recrutement.
4. Sélectionner le candidat idéal : une étape au cœur de la procédure d’embauche
La sélection du salarié idéal passe par plusieurs étapes pour lesquelles vous devez être très attentif :
- Analyser et trier les CV et les lettres de motivation reçus afin d’évaluer les compétences et l’expérience des candidats.
- Convoquer les candidats retenus à un ou plusieurs entretiens. Ils peuvent être individuels (chaque candidat rencontre un représentant de l’entreprise, du service RH ou un responsable de service) ou collectifs (plusieurs candidats sont évalués simultanément).
- Faire passer des tests aux candidats. Ces tests peuvent être des tests techniques, des études de cas pratiques et parfois des tests psychologiques.
- Faire une proposition d’embauche à la personne sélectionnée.
- Informer les candidats qui ne sont pas retenus. Cette étape est importante pour développer favorablement votre marque employeur et laisser une bonne expérience candidat.
À noter : il n’est pas impératif de faire passer des tests, mais ceux-ci représentent souvent une réelle valeur ajoutée au processus de recrutement.
5. Accomplir les formalités d’embauche obligatoires
Pour chaque recrutement, vous êtes dans l’obligation de respecter les formalités d’embauche obligatoires ci-après :
- Déclaration nominative préalable à l’embauche (DPAE).
- Remise du contrat de travail.
- Visite d’information et de prévention (ancienne visite médicale d’embauche).
- Remise au salarié de plusieurs documents (par exemple le règlement intérieur, la convention collective, une notice d’information sur la couverture mutuelle et prévoyance, une éventuelle notice sur l’épargne salariale, et le règlement de sécurité s’il y a lieu).
- Inscription au registre unique du personnel.
- Affiliation du salarié à une caisse de retraite complémentaire.
- Certaines formalités d’embauche supplémentaires pour certains cas particuliers (première embauche, salarié étranger, salarié mineur, apprenti, ou si l’effectif de l’entreprise est supérieur à 50).
6. Accueillir le salarié embauché dans l’entreprise
Accueillir le candidat devenu salarié est essentiel pour faciliter son intégration dans l'entreprise et garantir le succès de la procédure d’embauche initiée.
Le processus d'intégration, que l’on nomme aussi onboarding, joue un rôle essentiel dans la réussite de l’embauche.
Voici quelques points importants :
- Préparer à l’avance le nouvel espace de travail du salarié. Mettre à sa disposition tous les équipements nécessaires tels qu'un ordinateur, un téléphone, un badge d'accès, etc.
- Présenter de manière bienveillante le salarié aux membres de l'équipe et lui expliquer la structure de l'entreprise, sa culture, ses valeurs et ses objectifs.
- Établir une communication ouverte et transparente dès le premier jour. Indiquer au nouvel employé à qui s'adresser en cas de questions ou de problèmes, et lui donner les informations de contact nécessaires.
- Construire un plan de formation si possible sur un an avec le salarié.
- Organiser des activités informelles avec le reste de l’équipe, telles qu’un déjeuner ou des sorties pour favoriser les liens.
7. Mettre en place une période d’essai pour sécuriser le recrutement
La période d'essai est l’ultime contrôle, pour l’employeur et le salarié, à la fin de la procédure d’embauche :
- Elle permet à l’employeur d'évaluer les compétences pratiques du nouveau salarié dans un environnement réel de travail.
- Elle lui permet aussi d’évaluer si le nouveau salarié est compatible avec l'équipe existante, s’il s’intègre correctement et s’adapte à la culture d’entreprise.
Si vous constatez que votre nouvelle recrue ne répond pas à vos attentes, vous pouvez rompre cette période d'essai pour mettre fin à la relation de travail (et donc au contrat de travail).
À l’inverse, une période d’essai réussie confirme le choix du recrutement. Le contrat de travail se poursuit normalement.
Bon à savoir : période d’essai en CDI, période d’essai en CDD, période d’essai en intérim, elle peut être mise en place pour tous les types de contrat de travail.
Procédure d’embauche, ce qu’il faut retenir
Outre les formalités d’embauche obligatoires, comme la dpae, une procédure d’embauche réussie nécessite une préparation minutieuse, une sélection rigoureuse, un suivi de l’intégration du salarié et une période d’essai pendant laquelle l’employeur peut juger de l’efficience de son recrutement.
En veillant à chaque étape de la procédure d’embauche, vous mettez toutes les chances de votre côté de recruter le talent dont vous avez besoin et de lui donner envie de participer à long terme à la vie de l’entreprise.
Une embauche réussie s’inscrit dans la durée.
Bon lancement de votre procédure d’embauche !
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