Départ collaborateur : comment gérer au mieux l’offboarding ?

Comment réussir le départ d’un collaborateur ?

Pour soigner le départ d'un collaborateur, quelques étapes incontournables doivent être suivies. Nous l’avons vu plus haut, elles permettront d'assurer la continuité des savoirs et des compétences autant que le bon climat social au sein d'une équipe. Elles contribueront ainsi à la bonne continuité de l'activité de votre entreprise. 

1. Communiquer avec l'équipe sur le départ

Première étape de gestion de l’offboarding, une communication soignée et transparente avec les membres de l’équipe restante sur : 

• Le départ en lui-même.
• Les raisons du départ.
• La date effective.

Cette annonce, jamais évidente, peut directement être faite par le manager direct du salarié qui quitte les locaux. Son lien de proximité direct avec les membres de l’équipe lui donne une plus grande liberté de parole.

Notre conseil : partager ces informations avec le client peut aussi être un gage de fiabilité apprécié.

2. Préparer la passation post offboarding

Pour bien anticiper le départ d'un collaborateur, une fois l'annonce faite, il est nécessaire de prévoir la suite.

Une personne quitte la société, mais celle-ci doit continuer de produire. Il vous faut prévoir la continuité dans la tenue des missions avec un successeur, identifié ou non, à qui il faut prévoir un plan d'accompagnement et un onboarding cohérent.

3. Organiser un pot de départ à l’occasion du départ

Marquer dans le temps le départ du collaborateur est un moment clé de l’offboarding.

Il est important de se dire au revoir de manière positive, organiser un pot de départ est une bonne occasion de réunir les collaborateurs autour de souvenirs heureux pour conserver la cohésion. 

Ce moment festif est l'occasion parfaite de :

• Faire venir les anciens salariés déjà partis et ainsi conserver un lien professionnel et amical avec eux.
• Célébrer le temps passé par le salarié et reconnaître le travail qu’il a fourni.
• Préparer un discours pour illustrer cette reconnaissance.
• Prévoir de laisser un souvenir, un cadeau, un mot de remerciement…

4. Prendre soin des documents administratifs

Au départ du collaborateur, l'étape administrative est de loin la moins agréable et la moins bien connue.

Le collaborateur doit recevoir les informations nécessaires à la suite de sa vie professionnelle pour avoir toutes les possibilités de rebondir comme il se doit.

Le service des ressources humaines doit lui envoyer ou lui remettre en main propre : 

• Son certificat de travail.
• Son attestation pôle emploi.
• Son reçu pour solde de tout compte (salaire dû, indemnités de congés payés…). 

5. Réaliser un entretien de départ

L’offboarding permet aussi de débriefer avec le collaborateur de : 

• Son expérience professionnelle au sein de votre entreprise, des aspects positifs mais aussi négatifs.
• Points d’amélioration nécessaires à mettre en place.

Vous devez toujours vous montrer à l'écoute des commentaires et les recevoir correctement, sans vous braquer.

Il est important aussi de vous renseigner sur les raisons de ce départ. Ce sont des informations intéressantes à obtenir pour réajuster et se remettre aussi en question.

Elles peuvent être liées à : 

• Une mauvaise reconnaissance salariale.
• Des perspectives de carrière limitées.
• Un problème d'entente avec son manager…

Cet entretien peut être mené par le manager direct ou par un membre du service RH.

6. Clôturer les comptes et rendre son matériel

Le jour de son départ, le collaborateur doit rapporter tout le matériel qui lui avait été mis à disposition : 

• Son ordinateur.
• Son téléphone fixe et portable.
• Ses clefs
• Son badge.
• Ses écouteurs.
• Sa voiture de fonction…

Vous devez fermer ses accès et les différentes sessions en lien avec son poste, le retirer des listes de diffusions internes, des prochains avis de réunions…

Il vous faut ensuite avertir les clients externes en communiquant sur le plan de succession pour une passation réussie.

7. Maintenir le contact après le départ des collaborateurs

Au départ d'un collaborateur, rester en contact est un véritable échange de bons procédés. Maintenir un lien est bénéfique tant pour l’entreprise, que pour le salarié. On ne sait jamais de quoi demain est fait…

LinkedIn est alors outil précieux pour rester connecté et renvoyer l'image positive qu'il souhaite de l'autre. 

Les erreurs à ne pas commettre lors d’un offboarding

Lors du process d'Offboarding, certaines erreurs sont absolument à éviter :

• Laisser courir les rumeurs, se faire voler la main sur la communication. L'enjeu du “bon moment” pour dire les choses est de taille. 
• En faire un non-évènement, passer sous silence ce qui dérange… 
• Bâcler l'administratif, c'est autant un manquement légal qu'un manque de respect. Le le contrat qui vous lie vous donne l'un et l'autre des obligations à respecter, y compris à la fin.  
• Oublier que le collaborateur reste un ambassadeur et le malmener à sa sortie entacherait votre image de marque 

À retenir sur l’offboarding

Après avoir mis en place l'onboarding, il faut mettre l'accent sur l'offboarding ! 

Ce processus vient clore un chapitre dans la vie du salarié et permet à l'entreprise de tourner une page d'un point de vue relationnel et professionnel. 

L'équipe autour du salarié est tout aussi importante que l'activité en question, l'un ne va pas sans l'autre, la confiance s'établit sur les 2 plans. C'est le yin et le yang de l'entreprise !

Cet équilibre doit perdurer, le processus d'offboarding est là pour y contribuer, c'est à vous de l'organiser pour le maîtriser.

3 phases demeurent dans toutes les entreprises : l'intégration, l'expérience en elle-même et le moment de la quitter. Relier ces périodes est un art auquel vous devez vous plier avec succès dans l’intérêt de votre entreprise !