Comment faire une grille d’évaluation efficace lors de l’intégration d’un nouveau salarié ?

Qu’est-ce qu’une grille d’évaluation de l’intégration d’un salarié ?

La grille d’évaluation de l’intégration d’un salarié est un outil RH utilisé lors du parcours d’intégration de ce dernier.

Elle permet d’apprécier l’efficacité de l'onboarding mis en place pour l’accompagner dans ses premiers pas dans l’entreprise, au travers de questions qui lui seront posées sur plusieurs aspects de son intégration. 

En quelque sorte, la grille consiste à faire un bilan de ses premiers pas chez son nouvel employeur. Elle est une sorte de suivi des performances.

Bon à savoir : grille, fiche, guide, questionnaire… Plusieurs termes peuvent être employés pour viser l’outil utilisé pour vérifier qu’une personne est bien intégrée. 

Comment évaluer l'intégration d'un salarié ?

Évaluer l’intégration d’un nouveau talent peut se faire au moyen d’un guide comportant plusieurs questions, rempli par l’entreprise ou directement par le collaborateur.

Plusieurs formats peuvent être envisagés pour recueillir les premières impressions du salarié :

• Un entretien physique ou à distance entre un membre des ressources humaines et le nouveau collaborateur, sous la forme d’un échange plus ou moins formel. Le premier reporte alors les impressions du second directement dans le document.
• L’envoi par email au collaborateur. Ce dernier doit alors compléter seul le document, dans un délai imparti, avant de le retourner aux RH. 

La grille d'évaluation doit être complète afin d’appréhender dans son ensemble le degré d’intégration dans l’entreprise. Elle comprend plusieurs questions, regroupées par thèmes pour plus de cohérence.

Par exemple :

• Les savoir-faire. Ce sont toutes les compétences techniques nécessaires pour exceller sur un poste. Elles sont aussi appelées hard skills.
• Les savoir-être. Ce sont toutes les compétences comportementales. Elles sont autrement appelées soft skills. Il s’agit par exemple de l’intelligence émotionnelle, du leadership ou de la créativité.
• Le processus de recrutement.
• Le management.
• Le jour d’arrivée.
• Le périmètre du poste.
• Le matériel.
• L’organisation dans la société.

La clé d’un plan d’évaluation de l’intégration réussie réside dans le système de lecture et de compréhension des réponses fournies par le salarié préalablement défini. Il doit être compréhensible par tous ses utilisateurs : le service des ressources humaines et le manager direct.

Notre conseil : pour faciliter l’interprétation des réponses données, il peut être utile qu’une personne soit chargée de faire un résumé des éléments essentiels à retenir de l’exercice réalisé par les nouveaux salariés.

À quoi sert un questionnaire d’évaluation de l’intégration d’un salarié ?

Pour l’entreprise, la grille d’évaluation est un outil qui permet d’évaluer :

• Le niveau d’intégration, tant sur les savoir-faire que sur les savoir-être.
• L’efficacité du processus d’intégration mis en place par le service des ressources humaines. Elle met en lumière les éventuels dysfonctionnements lors de l’onboarding des recrues, comme les points positifs de l’intégration.
• Les éventuelles sources de problèmes.
• Les ambitions professionnelles du talent.

Autrement dit, la fiche permet de confirmer si le candidat sélectionné est une bonne recrue. 

 Par exemple, un plan d’évaluation permet d’apprécier si le nouveau talent :

• comprend ses missions ;
• dispose des bons outils pour les mener à bien ;
• est en phase avec les valeurs défendues par l’entreprise ;
• est à l’aise avec les techniques managériales utilisées ;
• souhaite évoluer dans l’organisation ;
• est doté d’un leadership naturel ;
• a besoin d’une formation complémentaire ;
• manque d’informations essentielles pour bien évoluer dans la société…

Au-delà du questionnaire élaboré pour apprécier l’intégration des salariés, ce temps d’échange est un excellent prétexte pour faire passer des messages. Notamment, leur rappeler ce qu’on attend d’eux, les encourager dans leurs efforts, rectifier des méthodes de travail qui ne conviennent pas… 

Que faire en cas de fiches d’évaluation qui révèlent la mauvaise intégration d’un salarié ?

La mise en place d’une grille d’évaluation de l’intégration d’un salarié doit être suivie d’effets. C’est-à-dire, que l’entreprise doit être capable d’analyser les résultats obtenus, puis d’en tirer les conséquences.

Autrement dit, l’organisation doit être capable de se remettre en question et de revoir son processus d’intégration s’il n’est pas efficace.  

Comment faire un bilan d'intégration ?

Plusieurs étapes jalonnent la construction d’un questionnaire pour évaluer l’intégration des salariés.

Créer un modèle de grille d’évaluation de l’intégration du salarié

Pour proposer un bilan d’intégration complet et constructif, les équipes des ressources humaines doivent préparer un questionnaire en fonction des caractéristiques de l’entreprise, mais aussi du profil collaborateur.

Vous pouvez au choix :

• Proposer des questions avec des réponses ouvertes. 
• Proposer des questions avec des réponses notées sur une échelle de 1 à 10.
• Proposer une autre méthode de notation.

Pour vous donner les meilleures chances que les collaborateurs répondent, et sincèrement, veillez à ne pas alourdir le questionnaire de questions inutiles. Une dizaine de questions permet d’avoir un bon aperçu d’un parcours d’intégration dans l’entreprise.

Personnaliser le questionnaire

Même s’il est important d’avoir une trame de questions communes pour évaluer si les arrivants sont bien ou mal intégrés, il est nécessaire aussi de la personnaliser en fonction de la réalité d’un poste ou du profil d’un collaborateur. Les réponses suscitées seront alors bien meilleures.

Bon à savoir : il n’existe pas un bon modèle de questionnaire, mais autant qu’il existe d’entreprises et de métiers. L’important est que chaque fiche adopte les spécificités d’un emploi et d’une société.

Notre conseil : vous pouvez faire un modèle général de grille au format Word ou Excel. Puis, pour chaque entretien réalisé avec une nouvelle recrue, « enregistrez-le sous » et nommez précisément le document en précisant l’identité du nouveau et la date de réalisation de l’entretien. Par exemple, Grille d’évaluation de l’intégration de [Prénom Nom] du [Date]. Ainsi, vous ne perdrez pas votre modèle initial sur votre ordinateur et pourrez toujours partir de celui-ci avant de personnaliser le document.

Proposer au salarié de réaliser un bilan de son intégration

Le moment d’échange autour de la grille d’évaluation doit être prévu dans le parcours d’intégration du salarié.

En règle générale, le moment idéal se situe à mi-parcours de l’intégration. C’est-à-dire pas trop tôt pour que le salarié ait eu le temps de se faire une idée de l’entreprise. Mais pas trop tard non plus pour pouvoir mettre en place des ajustements si nécessaire.

Il se propose généralement à la fin de l’onboarding. Par exemple, au moment du rapport d’étonnement.

Notre conseil : la clé du succès de votre fiche réside dans la sincérité des réponses. Pour cela, il est fondamental que les salariés se sentent à l’aise et libres de répondre sincèrement à toutes les questions. Écoute et bienveillance doivent toujours accompagner la recherche de feedback.

Informer le salarié des changements à venir

Que la grille d’évaluation de l’intégration du salarié ait mis en lumière des aspects positifs ou négatifs, il est important de montrer au nouveau que l’entreprise prend en compte les feedbacks.

Vous devez informer le collaborateur des changements et améliorations à venir. Mais aussi lors de leurs mises en place effectives.

Notre conseil : pour améliorer les fiches d’évaluation de l’intégration des salariés, n’hésitez pas à demander un feedback. Toutes les remarques sont généralement bonnes à prendre et elles permettront de peaufiner votre questionnaire.

Exemples de questions d’une grille d’évaluation de l’intégration d’un salarié

Découvrez notre choix de questions pour évaluer si votre salarié est bien intégré dans votre organisation.

Pour chaque question proposée, vous devez choisir le type de réponses attendues. À savoir, une réponse libre ou une réponse guidée.

Les questions doivent être regroupées par grandes thématiques pour organiser le cheminement de pensées et les réponses des salariés.

Voici quelques questions possibles.

Modèle gratuit de grille d’évaluation de l’intégration d’un salarié

En panne d’inspiration pour construire votre fiche d’évaluation de l’intégration d’un salarié ? Découvrez notre modèle gratuit. 

Vous pouvez aussi le télécharger au format Word ou PDF.

La grille d’évaluation fait-elle partie du parcours d’intégration du salarié ?

Le questionnaire d’intégration est une étape de l’onboarding d’un nouveau collaborateur.

Au même titre que : 

• Le livret d’accueil.
• Le welcome pack.
• Le rapport d’étonnement.
• Les after work.
• Les team building.
• Le petit-déjeuner des nouveaux arrivants.
• Les présentations multiples.

Conclusion

L’entretien pour évaluer l’intégration d’un salarié dans l’entreprise est un moment privilégié pour les services des RH. Il permet de récolter de précieuses informations sur l’efficacité des actions mises en œuvre pour accompagner l’intégration des talents. Mais plus encore, il permet de juger du niveau de satisfaction de ces derniers et de leur sentiment vis-à-vis de leur nouvel employeur.

La grille d’évaluation est un excellent outil pour guider les RH dans cette enquête. Personnalisée, elle permet d’adapter les questions au profil du collaborateur et de récolter de meilleures réponses. La sélection de questions simples et pertinentes est alors fondamentale.

Proposer la grille au milieu de l’onboarding permet au salarié d’avoir un bon aperçu de ce qui l’attend dans l’entreprise et le recul nécessaire pour juger de ses premiers pas.

La clé du succès de cette étape du processus d’intégration réside dans une bonne analyse des réponses obtenues et dans la mise en place d’actions concrètes pour améliorer sans cesse l’expérience collaborateur.